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productividad personal

    Fotografía: Daniel Avelino (creative commons)

¿CÓMO CONSEGUIR MÁS PRODUCTIVIDAD PERSONAL CON MENOS ESFUERZO?

​​¿Te gustaría conseguir tus objetivos en menos tiempo y esforzándote lo mismo (o inclusive menos)?  No me cabe duda que la respuesta es SI. Pero ¿cómo lograr aumentar la productividad personal?

Para responder esta pregunta ​debemos entender nuestra forma de pensar y aprender a enfocar nuestra atención en lo que realmente importante. Concentrarnos en menos tareas, pero logrando más resultados. En resumidas cuentas, ​pensar y actuar bajo la consigna del Menos en Más.

Y aunque esta frase parezca más un eslogan publicitario, te puedo asegurar que cuando entiendes el trasfondo y el poder de su aplicación, conseguirás una mejora exponencial en la​ gestión de tu tiempo y esfuerzo.

Pues bien, del Menos es Más (que debería comenzar a ser tu nuevo mantra) y otras cosas hablaremos en este post. Pero antes, te dejo la tabla de contenidos:

1. La diferencia entre ser productivo y estar ocupado

Tal vez, si te pidiera describir a una persona productiva, pensarías en alguien que:

  • Trabaja largas jornadas
  • Nunca se cansa
  • Siempre tiene algo que hacer.
  • Evita el ocio
  • Siempre está en movimiento, viven en la acción
  • Se hace cargo de muchas tareas al mismo tiempo
  • Vive apurado, el tiempo es algo que no se puede desperdiciar

Bueno, si esta es la imagen que se viene a tu cabeza, deberías comenzar a revisar tus creencias y entender la diferencia entre estar ocupado y ser productivo.

Las personas ocupadas siente la necesidad de hacer demasiadas cosas al mismo tiempo. Llenan sus agendas con tareas y metas. Sin embargo, la actividad muchas veces no tiene nada que ver con la productividad.

La actividad muchas veces no tiene nada que ver con la productividad.

​La productividad personal tienes que ver más con ​la consecución de nuestros objetivos en el menor tiempo posible; la productividad personal tiene que ver más con el uso eficiente de nuestro tiempo y energía.

Nuestros resultados surgen de nuestras acciones. Las que a su vez surgen de nuestras reflexiones. Es importante reflexionar para concluir en qué debemos enfocar nuestras acciones. Eliminando todo el resto que es innecesario.

Simplificar para sólo enfocar nuestro tiempo y esfuerzo en aquello que me ayuda a alcanzar más rápido mis objetivos. Menos es más.

Pero ¿cómo determinar qué es lo importante? La respuesta la encontramos en:

2. El principio del 80/20 (La regla de Pareto)

Si ya conoces el concepto, anda y pasa a​ la siguiente sección, porque en realidad no te voy a contar nada nuevo.

​​Pero, si no conoces el ​principio del 80/20 de ​Pareto, mejor leerlo y ​grábalo en tu mente lo antes posible, porque es de esas ​ideas que ​pueden cambiar tu vida.

»Un poco de historia

Vilfredo ​Pareto fue un economista italiano que​, estudiando la ​propiedad​ de la tierra en Italia​, descubrió que un 20% de los propietarios poseían un 80% de las tierras​. ​A la misma razón, el 80% de los restantes propietarios solo poseía un 20% de las tierra. Es esta la génesis de la regla de Pareto. También conocida como la ley de los pocos vitales o el principio de escasez del factor.

​El tema interesante acá es que con el tiempo se ha demostrado que este patrón del 80-20​ se repite en distintas áreas: distribución de la riqueza, concentración del poder político, gestión de calidad y un sin fin de otras aplicaciones.

Acá, sólo por nombrar algunos ejemplos llamativos:

  • En tu armario, existe un 20% de tu ropa que la utilizas el 80% de las veces
  • En una empresa, un 20% de los clientes ​genera el 80% de las ganancias
  • ​Respecto a la ventas de un negocio, existe un 20% de productos que producen el 80% de los ingresos​
  • Cuando nos comunicaciones utilizamos un 20% de todas las palabras existentes en un 80% de las conversaciones.

Y así suma y sigue.

Ahora bien, quizás la cifra pueda variar un poco, tal vez sea 10-90 ó 25-70. Pero la esencia que debes comprender es la desproporción existente entre ​unos pocos factores y ​el resultado ​conseguido.

​Y nuestra productividad personal tampoco escapa del principio del 80-20.

El principio de Pareto es tan real como la ley de gravedad, y sin embargo mucha gente no logra ver su importancia

»El patrón de la productividad personal

Ya que si te auto-analizas, comenzaras a apreciar como son muy pocas las tareas que tienes que hacer para lograr un gran impacto en la consecución de tus metas. Unas pocas acciones, generan mucho resultado.

Este es precisamente el patrón que sigue la gente productiva:

productividad personal

Ahora bien, si le damos la vuelta, ​también tendremos que caer en cuenta que un 80% de nuestros esfuerzos (​tiempo y energía) sólo nos aportan el 20% de los resultados de nuestros objetivos. Mucho da poco.

Este es el patrón que observamos en la gente ocupada:

productividad personal

Si estás leyendo este post es porque quizás tu patrón de productividad personal se asemeje más a esta última figura. Por lo que es bastante probable que:

3. Gran parte del tiempo terminas dedicado a algo que no es importante

​Esto es lo que en esencia termina afectando tu productividad. Es preciso aclarar que esto es algo distinto al fenómeno de procrastinar (o aplazar las tareas). Ya que podemos estar realizando muchas cosas, pero la mayoría de esas tareas no son importantes. Un 80% de nuestros esfuerzos solo está generando el 20% de los resultados.

¿Ahora comprendes mejor porque estar ocupado es distinto a ser productivos?

Ocupado≠Productivo

Hay muchas tareas que hacemos en nuestros trabajos o cuando aprendemos algo nuevo que nos aportan muy poco para llegar a nuestras metas.

Por ejemplo, si trabajas con el correo electrónico habrás notado que pierdes mucho tiempo leyendo información que te entrega muy poca utilidad.

O en tu afán de aprender más rápido un idioma extranjero te pones a estudiar muchas palabras nuevas a la vez. Cuando en realidad esto mismo puede retrasar tu progreso. Ya que para entender un idioma debería  concentrarte y dominar el 20%  de las palabras más usadas. Con eso fácilmente te podrías comunicar o entender el 80% de una conversación.

​Ya que para volvernos más productivos debemos enfocarnos en lo importante y descartar todo lo innecesario o que me aporta muy poco.

Es aquí donde surge la dificultad, ya que debemos aprender a decir que no a algunas tareas.

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4. Aprender a decir NO

Muchas veces perdemos el camino hacia nuestras metas porque no sabemos decir no a tareas poco importantes.

Imagina lo siguiente. Eres el dueño de un negocio y dedicas el 80% de tu tiempo a clientes que no te generan ingresos. ¿Tiene eso sentido? Claro que no.

Pues bien, eso mismo haces cuando aceptas en tu rutina de trabajo (o estudio) hábitos improductivos. Terminas dedicando el 80% de tu tiempo a actividades intrascendentes.

Ten presente que requiere bastante esfuerzo eliminar un hábito de tu vida. Por eso es mejor aprender a decir que no desde un comienzo a acciones que pueden transformarse en hábitos improductivos.

Las acciones deben ser precedidas por una reflexión. Pero ¿reflexionar sobre qué? Debes reflexionar sobre cuáles son tus objetivos y prioridades. Proyectar el futuro que quieres para ti mismo.

Las personas no deciden su futuro, deciden sus hábitos, y son sus hábitos los que deciden su futuro.

F. M. Alexander

Analiza cómo usas tu tiempo y adopta lo que es útil, rechaza lo que no sirve para nada y añade lo que es propiamente tuyo.

La eficiencia y consecución de resultados extraordinarios se trata de ir simplificando el día a día. Dedica tu tiempo a aquello que hace sentido en tu proyecto de vida.

5. Menos esfuerzo, más resultados

Lograr nuestros objetivos, ya sea aprender una nueva habilidad o hacer surgir un emprendimiento, nos es fácil. Por mucho esfuerzo que pongamos, tarde o temprano, terminamos cansados.

Por eso es necesario revisar nuestra rutina de trabajo y simplificarla. No es sano dedicar todo tu tiempo a la consecución de tus metas. Necesitas tiempo para trabajar, pero también necesitas tiempo para estar con tu familia, amigos o hacer lo que te plazca.

Si aumentas tu productividad personal evitarás el estrés y la ansiedad. Aprende a invertir mejor tu tiempo de trabajo. La clave para ello es la simplificación.

La simplicidad es la clave de la brillantez

Piensa en función del 80/20. Dedica tu tiempo de trabajo sólo al 20% de las tareas que te darán el 80% de los resultados que buscas. Con esto te esforzarás menos, y lograrás más.

Si quieres saber más de este tema, te recomiendo el libro Lo Único de Gary Keller y Jay Papasan.

Y tú ¿eres una persona ocupada o productiva?

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